Comment licencier des boîtes aux lettres Office 365 particulières

Vous pouvez vous retrouver en situation de dépassement de licence Office 365. Nous allons examiner ici les principes du système de licence et montrer les options qui vous sont offertes en cas de dépassement.

Le système de licence Office 365

La licence Promodag prend en compte les boîtes aux lettres utilisateur découvertes lors de l'import d'annuaire. Les autres types (boîtes aux lettres partagées, boîtes aux lettres de salles) s'y ajoutent sans frais supplémentaires à partir du moment où toutes les boîtes aux lettres utilisateur sont licenciées.

Exemple : si votre tenant héberge 10 000 boîtes aux lettres utilisateur que vous licenciez toutes et que vous avez 1500 boîtes aux lettres partagées et 100 boîtes aux lettres de salles, alors vous pourrez sélectionner et faire des rapports sur 11 600 boîtes aux lettres en tout.

Cas de dépassement de licence

Si à présent le nombre de 10 000 boîtes aux lettres utilisateur est dépassé parce que vous avez migré 100 boîtes aux lettres de plus, ces boîtes aux lettres supplémentaires seront importées mais elles seront marquées comme "Unlicensed Recipient Auto". On ne pourra plus les trouver dans la liste des destinataires sélectionnables, et donc faire de rapports dessus. De plus, leur trafic ne sera pas importé, bien que les tracking logs Office 365 contienne les informations nécessaires. Enfin, vous obtiendrez un message d'alerte au démarrage de l'application, dans la fenêtre Licence et dans les notifications émises en fin de batch d'import.

 
Et toutes les boîtes aux lettres "gratuites" seront désormais exclues aussi.

Pour vous en assurer, allez dans Aide > Licence et affichez le détail de votre licence Office 365 :

• Le champ boîtes aux lettres Office 365 indique le nom de boîtes aux lettres couvertes.
• Les boîtes aux lettres sont scindées par type.
• Le dernier champ indique le nombre de boîtes aux lettres surnuméraires.

Comment s'en sortir ?

Vous avez deux solutions possibles en cas de dépassement de licence :

• Soit vous contactez Promodag pour demander une licence étendue à l'ensemble des boîtes aux lettres utilisateur.
• Soit vous appuyez sur le bouton Sélectionner de la fenêtre de licence afin de construire une requête de sélection ne conservant QUE les boîtes aux lettres sur lesquelles vous souhaitez faire des rapports.
  Par exemple, voici comment n'inclure que les boîtes aux lettres utilisateur dont les noms ne contiennent pas les chaînes "Trainee" ou "External" , ET les boîtes aux lettres utilisateur ou partagées :

 
Cliquez ensuite sur Appliquer pour valider votre sélection de boîtes aux lettres.
Vous avez le choix entre l’ensemble des attributs d’annuaire importés par Promodag Reports pour construire vos requêtes de sélection.

Note : dans tous les cas, il faudra purger, puis réimporter les tracking logs de la période de dépassement de licence afin de récupérer les messages manquants.