Lister les groupes de distribution inutilisés, leurs caractéristiques et leurs propriétaires

Dans le cadre de la recherche des groupes de distribution inutilisés, avons vu dans les articles précédents comment extraire la liste des groupes de distribution n’ayant reçu aucun message depuis plus de 90 jours et celle des groupes de distribution sans membres, et comment exporter leurs adresses sous forme de fichiers CSV puis de fichiers de sélection utilisables dans Promodag Reports. 

Nous allons voir à présent comment utiliser ces derniers pour générer un rapport unique contenant tous les groupes candidats à la suppression avec leurs caractéristiques et leurs propriétaires.

Consolider les sélections précédemment créées

On utilisera ici encore le rapport Groupes de distribution, dans lequel on chargera successivement dans l’onglet Sélection les listes des adresses des groupes sans membres, et de celles pour lesquels aucun message reçu n’a été trouvé :

Extraire la liste détaillée des groupes inutilisés

On choisira dans l'onglet Contenu le niveau de détail Détaillé avec le dernier message :

Exporter cette liste au format CSV

Vous exporterez enfin le rapport final au format CSV:

• Sélectionner l'onglet Sortie,
• Sélectionner la destination Fichier, format CSV,
• Cliquer Choisir les champs et ne sélectionner que les champs suivants:
  • Le nom et/ou’adresse SMTP du groupe : ListName, ListAddress;
  • Le type de groupe de distribution : ListType;
  • Le nombre des membres directs et imbriqués : DirectMembersCount, AllMembersCount;
  • L’adresse SMTP des propriétaires : OwnerEmails.

Et voilà le résultat : il ne reste plus qu’à prendre contact avec les propriétaires de ces groupes.