Analysez l'utilisation de vos salles de réunion

Un nombre considérable d'invitations sont continuellement envoyées à travers votre organisation Exchange pour réserver des salles de réunion au moyen des boîtes aux lettres de salle. Il s'agit de boîtes aux lettres de ressources affectées à un emplacement physique, et que les utilisateurs peuvent inclure dans leurs demandes de réunion afin de réserver les salles correspondantes. Cet article explique comment mesurer précisément cette activité et générer un rapport d'utilisation des salles de réunion. Ce rapport est disponible pour Office 365 à partir de la version 11.

Le rapport Recherche d'éléments du calendrier

Promodag Reports vous permet de sélectionner et d'extraire le contenu du calendrier de n'importe quelle boîte aux lettres avec le rapport Recherche d'éléments du calendrier, dans la catégorie Contenu des boîtes aux lettres. Il est cependant tout particulièrement conçu pour générer des statistiques sur les salles de réunion en scannant le contenu de leurs calendriers et en calculant leur taux d'occupation.

Définissez les heures d'ouverture à votre convenance

Tout d'abord, définissez les heures d'ouverture. Dans cet exemple, les heures de travail dans cette entreprise sont du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures.

Calculez le taux d'occupation

Si vous avez simplement besoin d'une liste de toutes les salles de réunion avec un minimum de détails (nom de la salle, nombre de réunions, durée cumulée, durée des réunions pendant les heures ouvrables), alors définissez le niveau de détail du rapport sur Boîte aux lettres:

Le rapport indique également le taux d’occupation, c’est-à-dire le rapport entre la durée cumulée des réunions pendant les heures d'ouverture et la durée totale de ces mêmes heures d'ouverture.

Dans l'exemple ci-dessus, la boîte aux lettres de salle 3 a accueilli 14 réunions en septembre 2018 pour une durée cumulée de 8 heures entre 9 heures et 18 heures. Le rapport entre ces 8 heures et la durée totale des heures de travail du mois en cours - 4 semaines à 45 heures, soit 180 heures - est de 4,44%

A contrario, 17 réunions se sont tenues dans la boîte aux lettres de salle 1 au cours de la même période, mais aucune d'entre elles pendant les heures de bureau; c'est la raison pour laquelle son taux d'occupation s'élève à 0,00%.

Conclusion

Les salles de réunion constituent l'un des atouts les plus importants de votre espace de travail; mais pour en tirer le meilleur parti, encore faut-il optimiser leur utilisation. Qu'il s'agisse d'une question de gestion immobilière ou de celle du temps de votre équipe, Promodag Reports peut vous aider à prendre les bonnes décisions à propos des salles de réunion de votre entreprise et à anticiper les besoins à venir. Vous n'aurez plus à vous demander combien de réunions s'y tiennent par mois, ou quel est leur taux d'occupation.
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