Comment mesurer le temps de réponse aux messages

Si vous vendez vos produits sur le Web ou si vous avez une liste de clients qui comptent sur vos services, vous savez certainement déjà qu'il est extrêmement important de répondre rapidement à leurs e-mails. Votre capacité à traiter les commandes, à répondre aux questions et à résoudre les problèmes techniques en temps raisonnable a un impact direct sur votre réputation, les commentaires de vos clients et vos perspectives d'en gagner de nouveaux. Comment obtenir un rapport sur les temps de réponse aux emails et vérifier que les agents du service client ceux des ventes respectent l'accord de niveau de service mis en place par l'entreprise ? En d'autres termes, tous les courriels reçus reçoivent-ils une réponse dans le délai convenu, ou ce processus est-il trop long ?

Obtenez le temps de réponse moyen

Vous pouvez facilement obtenir ces informations avec notre rapport Temps de réponse des messages , dans la catégorie Contenu des boîtes aux lettres. Ce rapport recherche le contenu des boîtes aux lettres et fonctionne aussi bien pour Exchange sur site que pour Office 365. Sélectionnez  les boîtes aux lettres des agents ou la boîte aux lettres partagée qu'ils utilisent, sélectionnez un ou plusieurs dossiers Outlook, définissez le niveau de détail sur Boîte aux lettres et cliquez sur OK.

Le rapport donne, pour chacune des boîte aux lettres, le taux de réponse et le temps de réponse aux messages :

• Nombre/pourcentage d'éléments n'ayant fait l'objet d'aucune action,
• Nombre/pourcentage d'éléments marqués comme répondus,
• Nombre/pourcentage d'éléments marqués comme transférés,
• Nombre/pourcentage d'éléments marqués comme non lus,

avec le délai moyen de réponse/transfert des messages. 

Obtenez le temps de réponse par message

Le rapport peut également descendre jusqu'au niveau du message; définissez simplement le niveau de détail à Élément. Chaque message est listé individuellement avec la date et l'heure de sa remise et sa ligne Objet, ainsi que la dernière action qui a été effectuée dessus (Transfert, Réponse, Réponse à tous) et le délai entre la remise du message et cette dernière action.

Produisez un résumé graphique des temps de réponse

Pour obtenir une vue d'ensemble des actions effectuées sur les messages sous forme graphique, utilisez le rapport Répartition des messages par temps de réponse, toujours dans la catégorie Contenu des boîtes aux lettres. Le graphique ventile les temps de réponse par action (Transfert, Réponse, Réponse à tous).

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Vos clients s'attendent généralement à recevoir une réponse rapide à leurs e-mails et Promodag Reports peut vous aider à vérifier que vous respectez les SLA. Toujours intéressé par l'amélioration de la productivité de la messagerie dans votre entreprise ? Bonne nouvelle : nous proposons un essai gratuit de notre produit pendant 45 jours ! Téléchargez Promodag Reports et constatez par vous-même. Si vous souhaitez nous contacter pour toute autre demande commerciale ou de support technique, n'hésitez pas à utiliser notre formulaire de contact.