Comment trouver les groupes de distribution inutilisés

Le problème

Les groupes de distribution (DL) constituent une fonctionnalité essentielle de tout système de messagerie. Ils permettent d'envoyer un message à un groupe d'utilisateurs sans avoir à se préoccuper de les sélectionner un par un. Il en existe de deux sortes selon leur mode de gestion.

Les groupes gérés par l'administrateur de messagerie

Ils sont conçus pour s'adapter à la structure de l'entreprise et ne demandent généralement pas de maintenance. Ce sont, la plupart du temps, des groupes dynamiques créés par filtrage sur un attribut d'annuaire permettant d'englober toutes les boites aux lettres qui le possèdent en commun ; par exemple, tous les utilisateurs d'un service ou d'un département.

Du fait de leur nature, l’administrateur de messagerie est entièrement autonome quant à la gestion des groupes de ce type.

Les groupes créés à l'initiative des utilisateurs

Les autres groupes, eux, sont créés au fur et à mesure des besoins des utilisateurs, par exemple dans le cadre d’un projet ou d’un événement particulier. Une fois le projet terminé ou l'événement passé, le groupe devient inutile mais il est rare que l'utilisateur ayant demandé sa création réclame sa suppression. Un groupe peut également être utilisé comme un alias afin de gérer des mouvements de collaborateurs ou encore fournir une adresse email accessibles de l'extérieur.

En tant qu'administrateur de messagerie, vous vous retrouvez donc avec des groupes créés à l'initiative d'un utilisateur, par vous-même ou par votre prédécesseur et vous n'avez la plupart du temps aucune idée de leur utilisation actuelle.

La suppression d’un groupe créé à l’initiative d’un utilisateur est toujours délicate car elle peut vous attirer les foudres des personnes qui l'utilisent toujours si elle est effectuée sans discernement. 

Comment sécuriser la suppression de groupe de distribution inutiles ?

Nous vous proposons de réaliser les différentes étapes permettant de supprimer vos groupes de distribution devenus inutiles de façon sécurisée dans une série d'articles illustrant l’utilisation de Promodag Reports.

1. Lister les groupes inutilisés depuis un certain nombre de jours

Il est communément admis qu’un groupe peut être considéré comme inutilisé s’il n'a reçu aucun email durant une certaine période.
Il faut donc déterminer une période raisonnable d'inactivité et lister les groupes qui n'ont pas été utilisés durant cette période, par exemple 90 jours. Attention, ce type de filtrage exige que votre historique d’utilisation des groupes atteigne au moins 90 jours. 
La méthode utilisée est décrite dans cet article : Lister les groupes inutilisés depuis un certain nombre de jours.

2. Lister les derniers messages envoyés à ces groupes

A partir de la liste établie à l’étape précédente, il peut être utile de disposer d’un historique des derniers messages reçus par le groupe. Cela peut aider le propriétaire à décider de sa suppression. 
Cet article explique comment procéder : Lister les derniers messages envoyés aux groupes de distribution. 

3. Lister les groupes sans membres

Les groupes n'ayant aucun membre sont eux aussi de bons candidats à une suppression car il est peu probable qu'ils servent à quelque chose. On peut donc les ajouter à la liste des groupes que l'on enverra à leurs propriétaires afin de confirmer leur suppression.
Le mode opératoire correspondant est détaillé ici : Lister les groupes de distribution sans membres.

4. Récupérer le ou les propriétaires des groupes sélectionnés ainsi que leurs caractéristiques

Parmi les informations permettant de décider de la suppression d'un groupe, celles qui suivent peuvent être utiles: nom du groupe, email, date de création, nombre et liste des membres. Et bien entendu le nom et l'email du ou des propriétaires car c'est à eux que l'on demandera si le groupe peut être supprimé.
Voici comment établir cette liste : Lister les groupes de distribution inutilisés, leurs caractéristiques et leurs propriétaires.

5. Envoyer un message aux propriétaires des groupes

Il ne vous reste plus qu’à envoyer un message aux propriétaires de chaque groupe détecté comme potentiellement inutilisé grâce aux informations collectées dans les étapes précédentes:

• Caractéristiques du groupe,
• Type de groupe vide ou inutilisé depuis x jours,
• Date de dernière utilisation et dernier message reçu.

Et voilà, vous n'avez plus qu'à attendre qu’ils vous répondent pour vous confirmer si leurs groupes peuvent être supprimés.

Bien entendu, vous pouvez aussi choisir de supprimer les groupes en question sans en référer au propriétaire, soit parce qu’il ne fait plus partie de votre organisation, soit parce que vous ne souhaitez pas le solliciter. Quoi qu’il en soit, vous avez désormais toutes les informations pour prendre une décision justifiée.