Estimez le volume des pièces jointes dans les boîtes aux lettres

Les pièces jointes aux messages font régulièrement l'objet de l'attention des administrateurs de messagerie en raison du volume qu'elles peuvent représenter à terme, mais aussi du problème sécuritaire inhérent à l'échange de fichiers avec des correspondants extérieurs. Il n'est malheureusement pas possible de générer des rapports sur le trafic des pièces jointes. En revanche, on peut mesurer leur volume par type dans les boîtes aux lettres et même les lister individuellement. Sans surprise, le rapport dédié à l'analyse des pièces jointes s'appelle Pièces jointes des messages et il est affecté à la catégorie Contenu des boîtes aux lettres.

Autorisations requises

Il s'agit d'un rapport "dynamique" qui scanne le contenu des boîtes aux lettres sélectionnées au moyen des API Exchange Web Services (EWS). Son exécution nécessite des autorisations particulières : le rôle Exchange ApplicationImpersonation doit être accordé au compte Promodag si vous utilisez une authentification par utilisateur à Exchange sur site ou Office 365, et l'autorisation full_access_as_app à l'application Promodag publiée dans Microsoft Entra ID si vous utilisez l'authentification par certificat à Office 365. Le fichier d'aide livré avec Promodag Reports détaille les modes opératoires d'attribution de ces autorisations.

Réduire le périmètre au strict nécessaire

Le principe de fonctionnement de ces rapports dynamiques consiste à ouvrir chacune des boîtes aux lettres sélectionnées et d'analyser à la volée les éléments Outlook qu'elles contiennent. On n'utilise donc pas du tout la base de données dans ce contexte, et le rapport travaille donc plus lentement. Il est donc conseillé de ne cibler que des boîtes aux lettres "à problèmes", les plus grosses en particulier, et d'utiliser l'onglet Filtre pour ne récupérer, par exemple, que les pièces jointes des messages de plus d'un an et/ou des extensions de fichier spécifiques.

Une sélection pertinente des dossiers à parcourir réduira aussi sensiblement le temps d'exécution du rapport : Boîte de réception, Eléments envoyés.

Résumé ou liste détaillée ?

Vous pouvez ensuite déterminer le niveau de détail du rapport final : soit un récapitulatif par extension de fichier, ou bien la liste de toutes les pièces jointes correspondant aux critères définis dans le rapport (sélection de boîtes aux lettres, filtres).

Si le rapport retourne une liste très longue, il est conseillé de l'exporter au format CSV.

Scannez vos boîtes aux lettres avec Promodag Reports !

Promodag Reports contient une entière catégorie de rapports de contenu des boîtes aux lettres permettant non seulement d'extraire la liste des pièces jointes dans les boîtes aux lettres, mais aussi celle des règles de la boîte de réception, des réunions dans les calendriers ou des autorisations accordées sur les boîtes aux lettres et leurs dossiers. Téléchargez l'application sur cette page et essayez nos rapports en mode évaluation pendant 45 jours. Vous pouvez utiliser notre formulaire de contact pour nous laisser un message, une question commerciale ou une demande d'assistance.