Listez les ressources inutiles dans Exchange

Les boîtes aux lettres inactives, les groupes de distribution ou les contacts inutilisés et autres dossiers publics vides représentent un fardeau pour l'administrateur qu'il convient d'alléger à intervalles réguliers. Par ailleurs, l'élimination de ces destinataires inutiles est une mesure de bon sens du point de vue économique dans la mesure où leur présence gaspille des ressources ou des licences qui pourraient être mieux utilisées. Promodag Reports contient plusieurs rapports permettant d'inventorier ces destinataires obsolètes. Ils sont tous automatisables, ce qui signifie que vous pouvez décider de les recevoir chaque semaine ou chaque mois par e-mail.

Identifier les boîtes aux lettres inactives

Deux méthodes différentes peuvent être utilisées pour isoler les boîtes aux lettres en sommeil : lister celles qui n'ont pas été consultées depuis un certain temps ou celles qui n'ont envoyé aucun message depuis longtemps.

En utilisant la date de dernière connexion

Vous pouvez utiliser le rapport pré-programmé intitulé Quelles boîtes aux lettres n'ont pas été utilisées ces 30 derniers jours ? que vous trouverez à la fois dans le menu des Favoris et dans l'Explorateur de rapports. Il est basé sur le modèle de rapport Informations sur le stockage des boîtes aux lettres et sur les imports de taille de stockage. Il filtre les boîtes aux lettres en fonction de leur dernière connexion. Vous pouvez modifier la valeur à 60 ou 90 jours si cela vous convient mieux.

L'inconvénient de cette méthode est que l'attribut LastLogon peut être régulièrement réinitialisé par un antivirus ou un logiciel de sauvegarde dans Exchange sur site. Si c'est le cas dans votre environnement, passons à la deuxième option.

En filtrant les boîtes aux lettres n'ayant envoyé aucun message depuis longtemps

Ici encore, un rapport personnalisé est disponible dans le menu des Favoris : Quelles boîtes aux lettres n'ont envoyé aucun message ces 7 derniers jours ? Celui-ci est basé sur le modèle Boîtes aux lettres par niveau de trafic et sur les imports de tracking logs. Vous pouvez définir cette dernière valeur comme vous le souhaitez, dans la mesure où votre base de données contient suffisamment de données pour couvrir toute la période de reporting.

Ce rapport fonctionnera également pour les groupes de distribution, les dossiers publics et les contacts.

Détecter les groupes de distribution inutiles

Dans la plupart des entreprises, les comptes des salariés sortants sont supprimés, mais il n'en va généralement pas de même pour les groupes de distribution auxquels ils appartenaient. Après quelques années, votre annuaire se trouve encombré de groupes vides ou inutiles qui devraient être supprimés. Comme c'était le cas pour les boîtes aux lettres, Promodag Reports vous permet de déterminer rapidement la liste de ces groupes périmés, qu'ils soient vides ou non utilisés.

Comment lister les groupes vides

Il est facile d'identifier les groupes vides à l'aide du modèle de rapports Groupes de distribution. Il suffit de les sélectionner tous et de les trier par nombre croissant de membres : les groupes vides apparaissent en premier.

Comment lister les groupes inutilisés

Le modèle de rapports Utilisation des groupes de distribution vous permet d'isoler les groupes qui n'ont pas été utilisés pendant la période de reporting sélectionnée. Ce rapport étant basé sur les tracking logs d'Exchange, cette période devrait, ici aussi, être couverte par le contenu de votre base de données.

Les contacts de courrier

Afin de compléter cet aperçu des rapports permettant d'inventorier les ressources inutilisées, mentionnons pour finir le rapport Utilisation des contacts qui permet, à l'instar d'Utilisation des groupes de distribution, d'extraire la liste des contacts à qui plus personne n'envoie de messages.

Nettoyez votre annuaire avec Promodag Reports !

Comme vous avez pu le constater, Promodag Reports constitue la solution tout-en-un dont vous avez besoin pour vous débarrasser des objets Exchange devenus inutiles et encombrants, surtout si vous envisagez à court terme une migration vers Office 365. Téléchargez notre outil de reporting pour une évaluation gratuite de 45 jours et n'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations ou pour soumettre une demande de support.