Rechercher un email par sujet

La semaine dernière, nous avons reçu une demande d'assistance de la part d'un client qui avait besoin d'isoler les boîtes aux lettres qui avaient stocké, envoyé ou reçu certains courriers électroniques avec un objet spécifique en 2018. Notre client était un peu pressé car sa direction lui avait demandé une réponse rapide. Heureusement, créer un tel rapport est une tâche aisée avec Promodag Reports.

La solution compliquée: rechercher dans les journaux de suivi des messages avec PowerShell

Dans une première approche, la solution la plus évidente consiste à utiliser l'explorateur de fichiers de suivi des messages d'Exchange, ou à exécuter la cmdlet Get-MessageTrackingLog. Hélas, les données les plus anciennes sont écrasées par défaut après 30 jours dans les versions sur site de Microsoft Exchange !

Avec Office 365, c'est encore pire : on ne peut accéder aux données que jusqu'à 7 jours avec la cmdlet get-MessageTrace, et jusqu'à 90 jours si l'on utilise la «Recherche historique». Bref, cela ne suffira pas pour remonter jusqu'à 2018. Dommage !

Un moyen plus simple : utiliser Promodag Reports

Nous avons conseillé à notre client de tirer le meilleur parti de sa base de données et de rechercher ces messages dans son trafic des boîte aux lettres. Le rapport le plus pertinent dans ce cas est Recherche de messages spécifiques, disponible dans le menu Modèles > Trafic des boîtes aux lettres. En voici les raisons :

1. On peut rechercher des e-mails envoyés ou reçus depuis longtemps si l'on a régulièrement importé les tracking logs d'Exchange dans la base de données Promodag. Et c'est valable à la fois pour les utilisateurs d'Exchange sur site, et ceux d'Office 365.
2. L'obtention d'un résultat est bien plus rapide par cette méthode que par l'ouverture et l'inventaire du contenu de plusieurs milliers de boîtes aux lettres.
3. Autre avantage de taille : TOUS les messages envoyés et reçus dont la ligne d'objet contient ce mot particulier apparaissent dans le rapport - dans la mesure où le client a importé les tracking logs qui couvrent toute la période de reporting - même si les utilisateurs les ont supprimés de leur boîte aux lettres.

Nous recherchions un message dont l’objet contenait le mot «confidential» et qui avait été envoyé à plus d’un seul destinataire. Cette demande peut facilement se traduite par un filtre:

Nous devions également concentrer notre recherche sur les messages envoyés et afficher le nom de chacun des destinataires de ces messages:

Et voici est le rapport que nous avons obtenu en une minute. Il affiche la date et l'heure du message en heure locale avec sa ligne d'objet complète, le nom de l'expéditeur et la liste des destinataires.

Veuillez consulter notre page d'accueil pour plus d'informations sur nos produits de reporting sur Exchange et Office 365.