Ventiler les messages par ancienneté pour libérer de l'espace

Vous êtes à présent sur le point de migrer vers Office 365. Cependant, vous devrez déterminer le volume occupé par les éléments Outlook stockés dans les boîtes aux lettres des utilisateurs avant de commencer, l'idéal étant d'obtenir une ventilation des messages Outlook par date de création. Vous pourrez alors demander aux utilisateurs de supprimer ou d'archiver les messages les plus anciens.

Avec Outlook

Il est inutile de prendre les outils intégrés à Outlook en considération, car ils sont complètement inutilisables dans ce cas (outil de nettoyage de la boîte aux lettres, dossiers de recherche). Une telle solution n'est bien entendu pas tenable si vous avez plus de deux boîtes aux lettres à nettoyer.

Avec Powershell

Les cmdlets Search-Mailbox et New-MailboxSearch permettent de rechercher des éléments en fonction de certains critères dans tout ou partie des boîtes aux lettres.
Plus intéressant, il est possible de créer une recherche dans Office 365 au moyen de l'outil de recherche de contenu eDiscovery du Centre de sécurité et conformité d'Office 365. Cependant, cela nécessite des autorisations spécifiques. Et au final, vous devrez encore exporter ces résultats et retraiter les informations obtenues pour en produire une synthèse.

Avec un script

Le mieux que vous puissiez faire sans avoir recours à une solution tierce est d'exécuter un script PowerShell élaboré utilisant l'API EWS de Microsoft, par exemple celui-ci pour Office 365.
Cependant, vous devrez modifier ce script pour l'adapter à vos propres besoins et le maintenir par la suite.

Avec Promodag Reports

Il est possible de détecter automatiquement les boîtes aux lettres dont les utilisateurs doivent archiver leurs anciens éléments Outlook. Vous pouvez en effet effectuer une telle recherche à l'aide de Promodag Reports et du rapport Répartition des éléments par ancienneté.

Toutes les boîtes aux lettres utilisateur peuvent être sélectionnées, qu'elles soient hébergées dans Exchange sur site ou dans Office 365. Vous pouvez également sélectionner des boîtes aux lettres par attribut. Par exemple, tous les utilisateurs du service des ventes ou d'une base de données Exchange donnée. Cela peut s'avérer utile si vous avez prévu de les migrer la semaine prochaine.

Des dossiers spécifiques ou un ensemble de dossiers Outlook peuvent également être sélectionnés, par exemple la racine de la boîte de réception, ou encore tous les dossiers Outlook par défaut.

Vous pouvez définir un filtre élaboré pour ne sélectionner que certains éléments d'Outlook, par exemple ceux qui ne sont pas marqués comme lus ou ceux qui contiennent des pièces jointes.

Vous pouvez sélectionner jusqu'à six intervalles de temps.

Finalement, vous obtenez directement la vue d'ensemble dont vous aviez besoin. Regroupez simplement vos boîtes aux lettres par nom d'affichage pour obtenir le détail par utilisateur.

Conclusion

Le moyen le plus ergonomique et le plus rapide de mesurer le volume occupé par les anciens messages dans les boîtes aux lettres consiste à utiliser Promodag Reports. Vous pouvez essayer ce rapport gratuitement et explorer les nombreuses options de Promodag Reports pendant une période d'évaluation de 45 jours. Profitez-en et rejoignez notre communauté d'utilisateurs ! Vous pouvez aussi nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos suggestions, commentaires ou déposer une demande d'assistance.